Всего пару десятилетий назад электронный документооборот казался чем-то фантастическим. Сегодня этим сложно кого-то удивить: компании постепенно уходят от бумажных носителей, а электронные больничные и трудовые книжки уже стали частью нашей реальности. Предпосылки для этого понятны: автоматизация рутинных процессов – это общая тенденция для всех сфер жизни и деятельности человека. Но в случае с кадровым документооборотом дополнительным стимулом к переходу на электронное взаимодействие стала удаленка: когда сотрудники находятся в разных городах, обмен бумажными документами превращается в настоящий кошмар. Спасение таких распределенных команд – электронная подпись.

ЭП для сотрудника – какую выбрать 

Вначале обратимся к закону. В 63-ФЗ «Об электронной подписи» выделяется 3 вида электронной подписи:  

1. Простая (ПЭП)

2. Усиленная неквалифицированная (сокращенно УНЭП или просто НЭП)

3. Усиленная квалифицированная (УКЭП или КЭП)

Усиленная неквалифицированная электронная подпись — это оптимальное решение для сотрудников. И вот, почему:

• Начнем с главного: закон разрешает использовать этот вид ЭП в кадровом документообороте. В соответствии со статьями 22.1-22.3 ТК РФ, при взаимодействии работодателя и работника посредством электронного документооборота допускается использование усиленной неквалифицированной электронной подписи.

• НЭП гораздо безопаснее, чем ПЭП, и дешевле КЭП. В отличие от ПЭП, для формирования НЭП используются средства криптографической защиты информации. Это безопасно и надежно. При этом требования закона к процедуре выдачи НЭП мягче, чем в случае с КЭП: например, сертификат НЭП могут выпускать как аккредитованные, так и неаккредитованные удостоверяющие центры. Также по закону УНЭП может выпускаться и без сертификата, а это значит, что ответственность по идентификации пользователя будет лежать на компании, которая ведет документооборот со своими клиентами, сотрудниками или подрядчиками.  Исключение третьей стороны в лице УЦ из процесса делает процедуру выдачи ЭП проще, а значит и дешевле.

• Усиленная неквалифицированная электронная подпись работника исключает возможность внесения любых односторонних правок: если оригинальное содержание электронного документа изменено, то он будет считаться новым. Документ надо будет подписать заново. Это гарантирует защиту от внесения правок в одностороннем порядке. 

• НЭП подходит для подписания большинства рутинных документов. Исключения составляют буквально несколько кейсов, например, НЭП не подходит для передачи документов в госресстры. 

Важный момент: чтобы придать документам с НЭП юридическую силу, участникам электронного документооборота необходимо заключить соглашение о признании неквалифицированной электронной подписи равнозначной собственноручной. После этого НЭП будет иметь юридическую силу в документообороте между теми сторонами, которые подписали такое соглашение между собой.

Если все стороны документооборота используют Sign.Me, дополнительно подписывать ничего не нужно. Подпись будет легитимна в соответствии с пользовательским соглашением о признании НЭП между участниками электронного взаимодействия в рамках сервисов Sign.Me.

Как оформить УНЭП для работников

Расскажем на примере двух сервисов Sign.Me.

Сайн.Клик

Cайн.Клик – это сервис с самым простым сценарием использования. 

Как выпустить электронную подпись в Сайн.Клике?

За электронной подписью Сайн.Клик не нужно никуда ехать. Она выпускается максимально просто, молниеносно, онлайн  – в момента первого подписания. Чтобы начать работать в сервисе, не нужно никуда ехать, заполнять заявки и даже устанавливать приложение. Достаточно зарегистрироваться и оплатить нужный пакет документов – и можно подписывать договоры, акты, соглашения и другие рутинные документы. 

Как пользоваться? 

Компания регистрируется на сайте сервиса, приобретает необходимый тариф для подписания документов со своими клиентами. Зная ФИО и номер телефона контрагента, отправляет документ на подпись из личного кабинета на сайте сервиса. Все, что нужно сделать получателю — перейти по ссылке из СМС, прочитать документ и подтвердить его подписание. Все документы подписываются усиленной электронной подписью (УНЭП) с криптографической защитой, сертификат в данном случае не выпускается, а ответственность за идентификацию личности лежит на компании, которая ведет документооборот со своими сотрудниками. Пользовательский путь в  Клике становится аналогичным сервисам  простой электронной подписи, но в отличие от них, подпись Клика защищена криптографией, а значит в документ невозможно внести правки в одностороннем порядке, а еще такую подпись невозможно взломать или подделать. 

Как хранить документы? 

Все документы доступны в личном кабинете сервиса Сайн.Клик. 

Сайн.Смарт

Сайн.Смарт – это сервис, в котором документы тоже подписываются УНЭП. Но! Каждая сторона документооборота перед выпуском электронной подписи проходит идентификацию независимой стороной – очно представителем удостоверяющего центра или онлайн через ЕСИА. Документооборот осуществляется в мобильном приложении Sign.Me: в нем работает и компания, и сотрудники.

Смарт удобен для компаний, которым важно, чтобы идентификация личности подписантов производилась сторонней независимой организацией. 

Как выпустить электронную подпись в Сайн.Смарте?

Сертификат ЭП в Сайн.Cмарте выдается заявителю только после идентификации личности. Эта процедура может быть очной или дистанционной через «Единую систему идентификации и авторизации» (ЕСИА). Все, что требуется от пользователя во втором случае, это наличие подтвержденной учетной записи на портале Госуслуг. Вся процедура получения УНЭП занимает пару мгновений. Мобильная электронная подпись будет готова к использованию сразу после установки приложения Sign.Me на смартфон.

Обратите внимание, что работник может получить НЭП только самостоятельно, – работодатель может подать заявление за для своего сотрудника, но не получить за него сертификат ЭП. 

Как пользоваться? 

Все участники документооборота направляют документы на подписание через мобильное приложение. Смартфон, а значит и подпись, всегда под рукой, пользователю не нужно держать при себе дополнительные USB-устройства (токены). Отправить документ можно любому сотруднику из списка контактов, главное, чтобы они тоже были пользователями Сайн.Cмарта. Документы можно создавать на ПК и бесшовно отправить в приложение через личный кабинет в веб-версии. Так же бесшовно документы можно отправить в приложение Sign.Me из почтового клиента или любого мессенджера. 

Как хранить документы? 

Все документы доступны в мобильном приложении при выборе пользователем соответствующей настройки. 

Интеграция

Оба сервиса можно интегрировать в ваши корпоративные системы. Этот сценарий применим для компаний с большим штатом и наличием внутренней системы для обмена информацией между сотрудниками. В таком случае сервисы просто встраиваются в эту систему – не важно, в веб-версию или мобильное приложение. Это значит, что подготовка документов, выбор сотрудников, которым их нужно отправить, отслеживание статуса подписания осуществляется в привычном для компании внутреннем сервисе. Почему удобнее? Потому что количество сторонних программ минимизируется, вы продолжаете использовать привычный инструмент. 

Резюмируем

Использование ЭП в сфере трудовых отношений позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде. Подписав документ, работник может сразу передать его и файл подписи работодателю — никакого дополнительного ПО не нужно. 

Это избавляет от рутины и помогает в работе с удаленными сотрудниками. Вы сможете быстро и полностью дистанционно регистрировать и согласовывать кадровые договоры и соглашения, доводить до сведения работников внутренние документы и приказы с возможностью контроля ознакомления и исполнения поручений. Ведение большого количества дистанционных сотрудников перестанет быть проблемой, вы сможете организовать комфортное взаимодействие с ними, подписывать рабочие документы быстро и с минимальными рисками.

А еще вам больше не потребуется закупать тонны бумаги, тратить средства на содержание архива и курьеров. Электронный обмен кадровыми документами с сотрудниками – это еще и выгодно.

Крупнейшие работодатели России уже перешли на электронное подписание документов с сотрудниками: так они осуществляют приемы на работу, ознакомление с локальными нормативными актами и даже привлечение к дисциплинарной ответственности. Переходите и вы! :)