Больше никаких бумажек – всё об электронной подписи в одном месте

 

Знакомьтесь: электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) является не только цифровым аналогом рукописной подписи, но и более надёжным и удобным способом подписания документов. 

Согласно российскому законодательству, выделяют следующие виды электронной подписи: простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Все они подходят для разных задач.

 

Где можно применить каждый вид ЭП:

ПЭП может быть представлена в разном виде: как галочка «Согласен / Принимаю условия», логин и пароль или код подтверждения из сообщения. Её можно использовать для:

• оплаты покупки в интернете;

• входа в личный кабинет;

• подтверждения банковской операции;

• подтверждения подписки на email-рассылки и многого другого.

Мы не рекомендуем использовать ПЭП для документооборота, так как отсутствие криптографической защиты делает её уязвимой перед хакерскими атаками и внесением односторонних правок в документ после его подписания.

 

УНЭП подходит для подписания различных документов любого бизнеса с физлицами. Ей можно подписать:

• договоры оказания услуг;

• административные и кадровые документы;

• согласия на обработку персональных данных;

• акты и многое другое.

УНЭП не получится подписать документы, которые необходимо регистрировать в госреестрах и для которых требуется собственноручное подписание. К таким документам относятся, например, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.

 

УКЭП подходит для подписания практически любых документов. Чаще всего она используется в случаях, когда информацию нужно передавать в государственные реестры. С помощью УКЭП можно:

• подписать договор долевого участия; 

• зарегистрировать права собственности на недвижимость в Росреестре;

• подписать пакет документов на регистрацию юрлица; 

• подать заявление об обеспечении иска в суд;

• подписывать счета-фактуры. 

УКЭП не подойдёт для тех документов, которые можно подписывать только от руки (о них писали выше).

 

Как ЭП выглядит на документе

Электронная подпись – это уникальный набор символов, который связывает подписанта с документом. Так как мы не рекомендуем использовать ПЭП для подписания документов, рассмотрим, как на документах отображаются усиленные виды ЭП. По формату их можно разделить на присоединённые и отсоединённые. Наиболее распространённым вариантом является отсоединённая ЭП, при которой файл подписи формата .sig создаётся и хранится отдельно от подписываемого документа.

Визуальным представлением ЭП выступает «синяя печать» (или синий штамп), содержащая фразу «Документ подписан электронной подписью», данные подписантов, дату и точное время подписания, номер и срок действия сертификата электронной подписи, изображение эмблемы организации и товарного знака.

Важно отметить, что «синяя печать» на электронном документе – это только визуальное представление ЭП. Технически документ с синим штампом не является тем файлом, который был подписан, а значит не является юридически значимым и служит только для визуализации ЭП. Файл электронной подписи (.sig) всегда относится к оригиналу документа, отправленному на подписание, то есть к версии файла без проставленного штампа. Таким образом, подписанным документом считается именно связка: исходник + .sig. 

Законодательство не содержит положений о правовом статусе синего штампа. «Синяя печать» не обязательна для электронного документооборота и может присутствовать или отсутствовать по усмотрению сервиса, в котором подписываются документы.

Помимо «синей печати», существуют и другие методы визуализации подписания документа электронной подписью. Один из них – это протокол проверки ЭП, он содержит информацию о подписантах документа, дате и времени подписания, сертификате и его издателе, а также о подписанном документе.

 

Чем электронный документооборот лучше бумажного

Сравним бумажный и электронный документооборот, чтобы определить наиболее эффективное решение для современного бизнеса.

 

Минусы бумажного документооборота:

• Большие денежные и временные затраты. Только представьте, сколько денег и времени «утекает» сквозь пальцы на оформление бумажных документов, личные встречи для подписания от руки кипы бумаг, на печать и хранение или на доставку этих документов курьером вам и вашим партнёрам / клиентам. 

• Проблемы с логистикой. С бумажными документами начинается настоящий квест, когда речь заходит о логистике. Важные бумаги могут быть утеряны или повреждены во время доставки. Кроме того, могут возникнуть задержки из-за отправки почтой. А для получения и подписания таких документов необходимо личное присутствие сторон, что не всегда бывает удобно.

• Небезопасно. Документы, подписанные от руки, могут быть подделаны и утеряны, а также в них сложно отследить изменения, которые теоретически возможно внести после подписания. Случаются ситуации, когда страницы в договоре могут быть заменены, что крайне сложно будет доказать. А даже если вы оставите подпись на каждом листе многостраничного договора, её можно будет подделать. Всё это подвергает бумажные документы опасности, может подвести в нужный момент и перетечь в долгое судебное разбирательство при попытке доказать мошеннические действия с бумагами.

• Вред экологии. Каждый лист бумаги, используемый в офисе – это результат вырубки деревьев, загрязнения окружающей среды и потребления ограниченных природных ресурсов. При этом большая часть этих документов впоследствии отправляется в мусор, создавая дополнительные проблемы с утилизацией.

 

Плюсы электронного документооборота (ЭДО):

• Экономно. Используя электронную подпись, вы забудете о тратах на картриджи, печать, доставку и хранение документов. Все документы находятся в цифровом формате и не требуют дополнительных вложений.

• Быстро. Электронная подпись экономит рабочее время вам и вашим сотрудникам. Если раньше в компании тратили много времени на оформление бумажных документов, теперь можно сосредоточиться на качественном обслуживании клиентов. Никаких очередей за подписью руководителя, поездок и перелётов к партнёрам и клиентам – всё делается онлайн, в один клик. 

• Безопасно. Усиленные виды электронной подписи надёжно защищены криптографией и гарантируют, что ваши документы не могут быть изменены в одностороннем порядке после подписания. А главное – ваши документы всегда под рукой и не потеряются.

• Лояльность. Клиенты, сотрудники и партнёры оценят ваше желание сэкономить их время, упростить и ускорить документооборот.

• Экологично. Каждый документ, подписанный электронно, спасает деревья и уменьшает объём отходов. Используя ЭП, вы заботитесь об экологии.

 

Как бизнес оптимизировал процессы с ЭП

Делимся с вами кейсами компаний, которые перешли на электронный документооборот и повысили свою эффективность.

 

Банк 

Проблема: ‭с бумажным документооборотом все рабочие процессы затягивались. Сотрудники были вынуждены отвлекаться от взаимодействия с клиентами на подготовку документов, их печать, проверку правильности проставления всех подписей в нужных местах и хранение. Кроме того, для хранения бумаг требовались затраты на помещения и архивное оборудование.

Решение: внедрение УНЭП для обслуживания клиентов в отделениях банка.

Эффект: 

• Сократилось время обслуживания клиента в отделении банка с 12 до 2 минут.

• Больше внимания на клиенте: вместо бумажной бюрократии, сотрудник качественно общается с клиентом и решает его задачи, предлагает дополнительные продукты банка и объясняет их преимущества.

• Перевели 80% документов в электронный вид.

 

Консалтинговая компания

Проблема: ‭заключение договора с клиентом могло растянуться на 2 недели. Иногда приходилось лететь в другой город, перед этим согласовывать дату и время встречи, клиент мог перенести встречу и даже не 1 раз. Всё это отнимало кучу времени и сил.

Решение: внедрение УНЭП в процессы подписания договоров с клиентами.

Эффект: 

• Экономия минимум 50 000 рублей в месяц.

• Документы подписываются онлайн – быстро и удобно.

• Отсутствие бумажной волокиты.

• Репутация компании выросла – клиенты ценят внимание к их времени.

 

Агентство недвижимости

Проблема: очное оформление документов могло занимать несколько часов, что отнимало много времени и не всегда было удобно.

Решение: внедрение УКЭП для сделок купли-продажи недвижимости.

Эффект:

• Рекордные сделки проводятся за 5–7 минут.

• Электронная регистрация сделки занимает 15 минут.

• Число сделок выросло с 50 до 2 500 сделок в месяц.

• Повысился комфорт оформления сделок.

 

Вывод

Электронный документооборот имеет много преимуществ перед бумажным: это быстро, экономно, увеличивает продажи, безопасно и экологично. Сделайте первый шаг к современному, эффективному и удобному документообороту – и вы не пожалеете.