Как электронная подпись уменьшает затраты бизнеса

Одна из самых затратных статей бизнеса – зарплаты. Оптимизация фонда оплаты труда – это не про сокращения, а про то, чтобы люди занимались действительно важным. Когда документы подписываются за секунды, у сотрудников остаётся больше времени на обслуживание большего количества клиентов, развитие продукта, сервисов и команды. Рассказываем, как цифровой документооборот помогает использовать время сотрудников эффективнее и делать бизнес более гибким.

 

Немного теории об электронной подписи, её видах и задачах 

Электронная подпись (ЭП) – цифровой аналог рукописной подписи. В российском законодательстве выделяют следующие виды ЭП:

 

• Простая электронная подпись может быть представлена как логин и пароль, код подтверждения из сообщения или галочка согласия в чекбоксе. Сценарии её применения просты: вход в личный кабинет, онлайн-покупка, подтверждение банковской операции или подписка на email-рассылку.

 

Мы не рекомендуем использовать ПЭП для документооборота, так как отсутствие криптографической защиты делает её уязвимой перед хакерскими атаками и внесением односторонних правок в документ после его подписания.

 

• Усиленная неквалифицированная подпись подходит для подписания документов любого бизнеса с физлицами: клиентами и сотрудниками. Например, ей можно подписать договоры оказания услуг, административные и кадровые документы, согласия на обработку персональных данных, акты и многое другое.

 

УНЭП не подходит для докуменов, которые необходимо регистрировать в госреестрах и для которых требуется собственноручное подписание. К последним относятся, например, журнал прохождения инструктажей по охране труда, приказ об увольнении работника и акт о несчастном случае на производстве.

 

• Усиленная квалифицированная подпись подходит для подписания практически всех документов. Чаще всего она используется в случаях, когда документы нужно передавать в государственные реестры. Например, с помощью УКЭП можно подписать договор долевого участия, зарегистрировать права собственности на недвижимость в Росреестре, подписать пакет документов на регистрацию юрлица в ФНС или подать заявление об обеспечении иска в суд.

 

УКЭП не подойдёт для тех документов, которые можно подписывать только от руки (о них писали выше). Больше о применении каждого вида ЭП в кейсах читайте здесь.

 

Что такое ФОТ и что в него входит

Фонд оплаты труда (ФОТ) – совокупные затраты бизнеса на персонал, которые связаны с выполнением сотрудниками своих трудовых функций. 

 

В ФОТ входят:

 

• заработная плата;

• премии, бонусы и иные поощрительные выплаты;

• отпускные;

• надбавки за сверхурочную работу;

• больничные и декретные;

• выходные пособия при увольнении;

• страховые взносы;

• компенсации питания, мобильной связи, расходов на проезд;

• и другие выплаты сотрудникам.

 

Состав ФОТ компании и ИП не определён на законодательном уровне, бизнес утверждает его самостоятельно во внутренних нормативных актах. Полный список выплат, которые могут производиться в пользу работников, можно найти в Трудовом кодексе РФ.

 

Грамотное планирование ФОТ играет ключевую роль в управлении компанией. 

 

Зачастую для расчёта ФОТ использую следующую формулу:

 

Годовой ФОТ = среднемесячная зарплата * среднесписочная численность работников * 12 месяцев

 

Электронная подпись может влиять сразу на оба показателя: цифровизировать однотипные задачи, экономить время сотрудников на рутину, а также повышать лояльность сотрудников, снижая уровень увольнений.

 

Как электронная подпись оптимизирует ФОТ

Электронная подпись позволяет бизнесу автоматизировать процессы, сокращать временные затраты на документооборот и связанные с ним операции, избавить сотрудников от монотонной работы, перераспределить ресурсы на решение более важных и интересных задач, а также снизить уровень ошибок. 

 

Ключевые направления, которые оптимизирует электронная подпись:

 

Удобство работы сотрудников

• с электронной подписью есть возможность работы с документами в любое время и из любой точки мира;

• снижается уровень ошибок при автоматизации документооборота;

• происходит снижение административной нагрузки: сотрудники могут решать более важные задачи вместо того, чтобы обрабатывать стопки бумаг; 

• автоматизируется процесс архивирования документов.

 

Высокая скорость подписания и экономия

• подписание документов может осуществляться в 1 клик;

• исключаются затраты на курьерскую доставку документов;

• сокращается количество сотрудников, занятых документооборотом;

• упрощается процесс согласования документов;

• сокращаются расходы на командировки сотрудников.

 

Оптимизация HR-процессов

• электронная подпись автоматизирует процесс оформления приёма на работу;

• позволяет удобно работать с удалёнными сотрудниками и находить ценные кадры по всей стране;

• обеспечивает быстрое оформление отпусков и больничных;

• упрощает весь кадровый документооборот.

 

С электронной подписью сотрудникам не нужно тратить время на распечатку, подписание, обработку и архивирование документов. Также компания может доверить рутинные задачи по работе с документами сервису электронной подписи и не нанимать для этого отдельных сотрудников, расширяя ФОТ. Время сотрудников освобождается для более важных задач. Например, они успевают обслуживать большее количество клиентов и предлагать дополнительные услуги компании – всё это стимулирует рост дохода.

 

Экономия с электронной подписью в цифрах

По нашим подсчётам, применение сервиса электронной подписи Сайн.Клик в среднем дешевле в 8 раз, чем подписание на бумаге. Расскажем обо всём по порядку.

 

Клик чаще всего используется для разовых подписаний с разными клиентами. В сервисе тарифицируется количество документов, которые бизнесу нужно подписывать. 

 

Стоимость подписания на бумаге: 

 

По данным Росстата, в марте 2025 года средняя зарплата в России составила 97 645 рублей в месяц. По нашей оценке, при внедрении электронной подписи трудозатраты сотрудников сокращаются примерно на 20–50% в зависимости от особенностей отрасли и бизнеса. На подписание одного бумажного документа может уходить несколько рабочих дней, в то время как использование электронной подписи позволяет сделать это в 1 клик. Даже если рассмотреть минимальный эффект сокращения трудозатрат сотрудника на бумажный документооборот, то он окажется существенным. 

 

Если 1 сотрудник со средней зарплатой тратит 1 час времени на подписание договора с клиентом, то 1 подписанный документ будет стоит 650 рублей от ФОТ. Это основная и самая большая статья затрат. 

 

Рассмотрим все ключевые затраты бизнеса на бумажный документооборот:  

 

• Средняя стоимость 1 сотрудника для подписания документа – 650 рублей. 

• Средняя стоимость 1 листа бумаги – 4 рубля.

• Средняя стоимость печати 1 листа бумаги – 4 рубля.

• Средняя стоимость хранения 1 листа бумаги в архиве – 1 рубль.

• Средняя стоимость транспортировки – 2 рубля.

• Курьерская доставка – 500 рублей (опционально, но она часто необходима).

 

Итого: при подписании 1 договора с клиентом со средним количеством страниц – 3 штуки – и отправке его курьером итоговая стоимость бумажного документооборота составит около 1 200 рублей.

 

Стоимость разового подписания в сервисе Сайн.Клик составляет 150 рублей. Это самый дорогой тариф, но даже он выходит в 8 раз дешевле, чем подписание на бумаге. А при покупке большего объёма документов стоимость будет снижаться.

 

Заключение

Электронная подпись – ключевой инструмент оптимизации затрат в современных компаниях. Она позволяет не только сократить расходы на документооборот, но и существенно повысить эффективность работы персонала. При грамотном подходе к внедрению ЭП компания может достичь снижения затрат на административные процессы, повысить общую производительность труда и лояльность команды.