Цифровизация документооборота

«Зачем нужна эта цифровизация?», «переход на электронный документооборот слишком сложный», «раньше подписывали бумаги – и сейчас так можно» – знакомые высказывания? На самом деле, электронный документооборот (ЭДО), как и электронная подпись (ЭП), значительно упрощают ведение бизнеса в современных реалиях, когда сотрудники могут быть удаленными, клиенты – жить в другой части страны. Даже находясь в одном городе, становится сложно и дорого подписывать документы – ехать, стоять в пробках или отправлять курьера. Бывает и так, что после подписания вы обнаружили ошибку, и документ надо переподписывать. Повторная отправка – это трата времени, средств и человеческих ресурсов. Цифровизация документооборота ускоряет процесс подписания и обмена документами, снижает риск их потери или порчи, а значит и увеличивает доходы компании.

Электронный документооборот имеет все шансы вытеснить бумажный, на это нужно время и повышение уровня осведомленности о сферах применения ЭП. Меры регуляторов положительно влияют на популяризацию электронного документооборота. Например, сейчас некоторые виды отчетности можно сдавать только в электронном виде. Все юридические лица сдают бухгалтерскую отчетность, декларацию по НДС и пояснение к ней только в электронном виде. Эта и подобные меры способствуют цифровизации всех отраслей экономики и переходу на новые IT-решения.

Электронная подпись – важная часть ЭДО

Долгое время считалось, что ЭДО — это обмен документами исключительно между организациями (сегмент B2B). Но на самом деле это более широкое понятие, которое охватывает любой обмен электронными документами: B2B, B2G, B2C и даже C2C. Какими бы ни были стороны электронного документооборота, им обязательно потребуется электронная подпись (ЭП). Это цифровой аналог рукописной подписи, который позволяет подписывать документы в электронном виде, в том числе через системы ЭДО. Электронная подпись позволяет подписывать документы удаленно и юридически значимо. 

В бумажном документообороте используется только один вид подписи – рукописный.  63-ФЗ «Об электронной подписи» регулирует порядок выдачи и применения электронной подписи и выделяет три вида ЭП: простая электронная подпись (ПЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) и усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

ПЭП – это комбинация цифровых данных, подтверждающая действия пользователя, например, авторизация на сайте при помощи логина и пароля или кода из СМС, получение онлайн-заказа по QR-коду, почтового отправления по коду в СМС.

Усиленные виды подписи одинаково надежны, потому что для их формирования используется криптография, которую невозможно взломать. Поэтому они подходят для ведения рутинного документооборота бизнеса. УНЭП подписывают практически все документы: акты, соглашения, договоры, накладные и другие. Этот вид подписи подходит для взаимодействия с клиентами, сотрудниками и партнерами. При помощи УКЭП можно обмениваться документами с госорганами: сдавать отчетность, регистрировать юрлицо, подавать документы в суд, регистрировать право собственности на недвижимость в Росреестре.

Подробнее о видах и способах применения электронной подписи мы рассказывали ранее – прочитать статью можно по ссылке.

Кто и как может выпустить ЭП

Краткий ответ – любой человек, имеющий паспорт РФ. Выпустить электронную подпись может даже 14-летний подросток. Конечно, квартиру он с помощью ЭП не купит (без согласия родителей), но подписывать документы, например, при устройстве на работу или поступлении в университет, он сможет самостоятельно.

Усиленными видами ЭП пользуются предприниматели, их клиенты, партнеры и сотрудники, самозанятые. Подписать договор оказания услуг, кадровые документы, акты выполненных работ, товарно-транспортные накладные и многое другое можно в онлайн-формате. Физлицо, кстати, при помощи ЭП может даже зарегистрировать юрлицо. Существуют сервисы электронной подписи, которые упрощают жизнь предпринимателям и сотрудниками, позволяя им обмениваться документами с клиентами, контрагентами, подрядчиками и даже использовать подпись в личных целях – например, для покупки квартиры.

Простая электронная подпись выпускается в момент подписания документа. Для создания усиленной неквалифицированной электронной подписи требуется идентификация личности. Ее может провести бизнес самостоятельно – тогда выпустить УНЭП будет так же просто, как и ПЭП. Либо компания может переложить эту обязанность на удостоверяющий центр (УЦ) или ЕСИА – в таком случае подписантам нужно лично встретиться с представителем УЦ или пройти проверку документов с помощью Госуслуг онлайн. Чтобы выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись, всем участникам документооборота необходимо пройти очную идентификацию личности. Сделать это можно при личной встрече с  доверенным лицом удостоверяющего центра, аккредитованного Минцифры.

Для признания документов, подписанных простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, юридически значимыми, нужно заключить дополнительное соглашение – один раз с каждым контрагентом. Например, сервисы Sign.Me работают только с усиленными видами электронной подписи.  Пользователям Sign.Me  подписывать соглашение отдельно не потребуется – пункт о признании УНЭП как способа подписания документов уже включен в пользовательское соглашение. Для квалифицированной электронной подписи дополнительное подписание также не потребуется, она приравнивается к рукописной по умолчанию.

Что в итоге?

Подписывать документы в электронном формате – это легко, быстро, надежно и юридически значимо. Электронная подпись пригодится как предпринимателям, так и сотрудникам или самозанятым в любой сфере бизнеса. ЭП можно использовать для подписания разных документов. ПЭП – для подтверждения базовых операций, такие как авторизация на сайте, УКЭП – для документооборота с государством, УНЭП – для работы с сотрудниками и клиентами, подписания деловых бумаг, договоров, актов. Электронную подпись можно выпустить, не выходя из дома или офиса, что делает ее удобным инструментом цифровизации.