Как эффективно использовать время при работе с документами

Материал подготовлен совместно с  Sign.Me — IT-компанией, которая с 2011 года разрабатывает сервисы для электронного подписания документов. Нам с ребятами по пути: мы за то, чтобы время тратилось на действительно важные вещи (а не на бесконечные правки, распечатки и пересылку документов). В Sign.Me придерживаются того же принципа и делают все, чтобы упростить подписание документов между компаниями и их клиентами, сотрудниками или контрагентами.

Работа с документами отнимает много времени и сил. Но если знать, где обычно что-то идет не так, можно значительно упростить себе жизнь. Вместе с командой Sign.Me мы собрали типичные ошибки, которые замедляют работу. В статье разберемся, как их избежать, навести порядок в документообороте и сэкономить время на рутинных задачах.

Кейсы: как электронная подпись влияет на эффективность компаний 

Расскажем про реальные кейсы. Мы попросили ребят из Sign.Me поделиться яркими примерами, чтобы лучше понять, какой профит дает электронная подпись. Примеры нам понравились — делимся с вами.

1. Банк 

Проблема:

В банке сотрудники тратили большую часть своего времени не на работу с клиентами, а на бесконечную подготовку и печать документов, оформление бумаг и проверку рукописных подписей, а также организацию и хранение документации в архивах. В итоге клиенты нервничали, а сотрудники «в мыле» занимались бюрократией.

Решение: внедрили УНЭП (усиленную неквалифицированную электронную подпись).

Эффект:

• Сократилось время обслуживания клиентов с 12 до 2 минут.

• Увеличили «средний чек» и повысили лояльность клиентов (избавились от возни с документами → появилось время на общение с клиентом).

• 80% документов теперь подписываются и хранятся в электронном виде.

Сотрудник банка экономит время на подготовке документов, выделяя больше времени для общения с клиентом

2. Агентство недвижимости 

Проблема:

В агентстве недвижимости сделки занимали в среднем 1,5 часа. Бумажный документооборот замедлял процессы. Задержки в оформлении документов не только снижали скорость работы, но и уменьшали лояльность клиентов.

Решение: внедрили УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись).

Эффект:

• Электронная регистрация сделки теперь занимает 15 минут, а рекордные сделки проводятся за 5–7 минут.

• Число сделок увеличилось с 50 до 2 500 в месяц.

• Клиенты получили возможность подписывать документы в любое удобное время.

Сотрудник агентства недвижимости экономит время на подписании документов, ускоряя процесс покупки недвижимости

Впечатляет? Нас — да. Но, как показала практика, одних только электронных подписей недостаточно, чтобы решить все проблемы с документооборотом. Вместе с Sign.Me мы выделили 3 самые частые ошибки, которые мешают компаниям наладить работу с документами. И вместе нашли решение, как избежать этих проблем. Давайте разбираться.

Типичные ошибки при работе с документами и как их избежать 

Ошибка № 1. Откладывание на потом 

Бывает, документ уже согласован, лежит перед глазами — осталось только подписать. Но вы заняты, руки не доходят, да и вроде бы не горит. «Займусь позже», — говорите себе. А потом — забыли. Или документ потерял актуальность. Или срочно понадобился, а его нет.

Пример: в логистической компании сотрудники постоянно откладывали подписание документов «на потом». Бумаги неделями лежали на столах, не передавались контрагентам вовремя. Итог — задержки оплат, срывы сроков, испорченные отношения с партнерами. Репутация пошла вниз, клиенты начали уходить. Все из-за того, что кто-то «просто не успел подписать».

Решение:

• Поставьте напоминания и назначьте время для подписания документов. Это такая же задача, как и все остальные, и она заслуживает вашего внимания. Внесите ее в расписание, укажите конкретное время, когда нужно выполнить задачу, и настройте напоминания. Электронные календари, трекеры задач — используйте то, что вам привычно. Главное — не держать задачу в голове, а зафиксировать, чтобы не забыть.

В SingularityApp можно легко установить напоминания для задач

• Используйте электронную подпись. Это значительно упрощает процесс: вам не нужно искать ручку, распечатывать или сканировать документы, а тем более отправлять их курьером и ждать доставку. Подписать можно прямо с телефона в один клик. Когда все так просто, откладывать подписание становится сложнее, а вы не тратите лишнее время. Это ускоряет работу и помогает быстрее завершать важные задачи.

Ошибка № 2. Игнорирование важности структуры и порядка 

Вы хоть раз теряли важный документ? И искали его потом по всем папкам, чатам и рабочим столам? Это происходит не потому, что вы невнимательны, а потому что документы без системы — как вещи без шкафа. Кажется, что помните, где что лежит, но в нужный момент найти невозможно.

Пример: в мебельной мастерской, где делают изделия на заказ, с документами был полный хаос. Что-то на бумаге, что-то в почте, что-то на флешке, часть в мессенджерах, часть в «папке на рабочем столе». В результате терялись заказы, срывались сроки, клиенты нервничали, а сотрудники тратили кучу времени, чтобы просто понять, что уже сделано, а что — нет.

Решение:

• Выстроите систему хранения. Определите, где будут храниться все документы. Это может быть облачное хранилище, корпоративная система или специализированный архив. Главное — чтобы документы хранились централизованно и были доступны сотрудникам, которые несут за них ответственность.

• Создайте четкую классификацию. Систематизировать документы можно по их типам (например, договоры, счета, акты), по клиентам или по датам. Чем проще и логичнее будет структура, тем быстрее можно будет найти нужный файл. Используйте ту же структуру и в планировании работы с документами. Например, добавляйте теги в планировщике.

В SingularityApp вы можете организовать задачи и добавить теги для удобства

• Используйте электронный архив. После подписания документа ЭП он направляется в электронный архив. Такой архив позволяет не только хранить документы, но и фиксировать всю основную информацию об участниках сделки, дате и времени ее заключения. Электронный архив с возможностью поиска документов по ключевым словам или тегам — это намного быстрее и проще, чем куча папок на компьютере.

Как эффективно работать с документами: электронный архив Sign.Me

• Регулярно наводите порядок. В электронном архиве все автоматически упорядоченно. А если вы все еще ведете бумажный архив, то не ждите, пока он станет похож на свалку. Регулярно избавляйтесь от старых и ненужных файлов, обновляйте классификацию, делайте проверку, что все на месте. Лучше потратить полчаса на порядок раз в месяц, чем ждать, пока у вас не уйдет полдня на поиски нужного документа.

Ошибка № 3. Отсутствие правил работы с документами 

Когда в компании нет понятных правил, кто и как работает с документами, начинается импровизация. Один подписывает все сам, не имея на то прав, другой — пересылает договоры туда-сюда между отделами, третий — вообще забыл о необходимости подписания закрывающих документов.

Пример: в медицинской организации регламентов по работе с документами просто не было. Сотрудники путались: кто что должен подписывать, куда отправлять, какую подпись использовать? Ошибки случались постоянно, документы приходилось переделывать, сроки сдвигались, а риски и материальная ответственность компании росли.

Решение:

• Настройте единый рабочий процесс. Важно, чтобы все сотрудники знали, через какие этапы проходит документ: кто его готовит, кто согласовывает, кто подписывает и куда отправляется финальная версия. Чтобы упростить этот процесс и повысить прозрачность, заведите отдельную Канбан-доску в вашей CRM-системе или планировщике. Так для каждой задачи будет наглядно виден текущий этап документа: «Подготовка», «Согласование», «Подписание» и так далее. Если процесс будет одинаков для всех и понятен каждому, это значительно сократит количество ошибок и ускорит работу.

Канбан-доска в SingularityApp

• Добавьте прозрачность. В электронных системах легко отслеживать статусы подписания: кто и когда отправил документ, прокомментировал или поставил подпись. Это исключает спорные ситуации вроде «я не видел» или «не знал, что нужно подписать». Все будет зафиксировано в электронном виде, и вы всегда сможете проверить, на каком этапе находится документ.

В Sign.Me можно отслеживать статусы подписаний, что упрощает контроль всего процесса и помогает быстро найти нужную информацию

Итоги 

Пока вы бегаете за подписями и правками, время уходит не на работу, а на бюрократические проволочки. Когда годами работа с документами крутится по одной и той же схеме, сложно остановиться и сказать: «А может, есть способ получше?» Принцип «если работает — не трогай» мешает увидеть, что часть нагрузки давно можно было снять с себя. Мы продолжаем работать «по накатанной» — даже если это неудобно, долго и выматывающе.

Не бойтесь взглянуть на рутину под другим углом. Пробуйте инструменты, которые могут упростить жизнь. Заведите привычку выгружать в планировщик все регулярные задачи — не просто записывать, а ставить напоминания, приоритеты, теги. Найдите удобный сервис электронной подписи — чтобы не тратить время на работу с бумагами и не терять важные документы.

Пробуйте и ищите то, что подойдет именно вам. Чтобы освободить время для действительно важного.

Сингулярность ближе, чем вы думаете. И это хорошо :)

Источник: https://singularity-app.ru/blog/rabota-s-dokumentami/